El Flujo de la Orden de Flete define cómo se ejecuta y controla el servicio de transporte desde la planificación hasta la entrega final. Este flujo es flexible y configurable, permitiendo adaptarse a la operación real de cada empresa.
¿Qué es el flujo de una Orden de Flete?
Es el conjunto de etapas o estados por los que pasa una orden durante su ejecución. Cada etapa representa un momento operativo del servicio y puede tener reglas, responsables y validaciones específicas.
Etapas configurables
Las etapas de la Orden de Flete son totalmente configurables:
- Se pueden agregar, quitar o renombrar etapas
- Cada empresa puede definir su propio flujo operativo
Ejemplo de flujo común:
- Planificado
- Asignado
- En ruta
- En destino
- Entregado
Asignación y notificación al piloto
Cuando la Orden de Flete pasa de la etapa Planificado a Asignado:
- El sistema envía automáticamente un correo de asignación al piloto
- El piloto recibe la información clave del servicio:
- Cliente
- Ruta
- Horarios
- Observaciones
Esto asegura una comunicación clara y oportuna desde el inicio.
Responsabilidad del cambio de etapas
El flujo está diseñado para que:
- El piloto sea quien avance la orden en la mayoría de las etapas
- El operador de logística pueda:
- Supervisar el avance
- Corregir estados si es necesario
- Modificar manualmente cualquier etapa
Esto garantiza control sin perder flexibilidad operativa.
Requisitos para avanzar de etapa
Cada etapa puede tener requisitos obligatorios para poder avanzar, tales como:
- Confirmación manual del piloto
- Envío de geolocalización
- Carga de documentos (foto, comprobante, firma)
- Llenado de campos específicos
Si los requisitos no se cumplen, el sistema bloquea el avance, asegurando calidad y trazabilidad.
Comunicación interna y externa
La Orden de Flete incluye dos tipos de comunicación:
Conversación interna
- Visible solo para el piloto y el operador de logística
- Permite reportar incidencias, retrasos o comentarios operativos
- No es visible para el cliente
Comunicación externa
- Mensajes visibles para el operador y el cliente
- Permite notificar avances, retrasos o confirmaciones
- Mejora la experiencia del cliente
Enlace de seguimiento para el cliente
El sistema genera un enlace de seguimiento que puede enviarse al cliente.
Este enlace:
- Muestra el avance de la orden por etapas
- Refleja el estado actual del servicio
- Brinda transparencia sin exponer información interna
Beneficios del flujo de la Orden de Flete
- Control total del proceso operativo
- Flexibilidad para distintos tipos de operación
- Mejor comunicación entre piloto, operador y cliente
- Mayor trazabilidad y cumplimiento
- Base sólida para reportes y mejora continua
Con esta entrada concluye la guía del módulo de Logística de Trascend ERP, proporcionando una visión completa desde la configuración inicial hasta la ejecución y cierre de las órdenes de flete.
Flujo y Etapas de la Orden de Flete