La aprobación de la cotización marca la transición del proceso comercial al proceso operativo. Una vez aprobada, el sistema permite generar automáticamente la Orden de Flete, que es el documento que autoriza y controla la ejecución del servicio de transporte.
¿Qué es la Orden de Flete?
La Orden de Flete es el documento operativo que:
- Autoriza el servicio de transporte
- Define los recursos finales asignados
- Controla la ejecución del traslado
- Sirve como base para el seguimiento y la facturación
A diferencia de la cotización, la Orden de Flete representa un compromiso operativo real.
Aprobación de la cotización
Desde la cotización de flete, el usuario puede:
- Revisar costos y condiciones
- Ajustar recursos si es necesario
- Cambiar el estado a Aprobada
Una vez aprobada:
- La cotización queda bloqueada para edición
- Se habilita la opción de crear la Orden de Flete
Creación de la Orden de Flete
Al generar la Orden de Flete desde la cotización aprobada, el sistema:
- Copia automáticamente la información clave:
- Cliente
- Ruta
- Transportista
- Vehículo
- Piloto
- Costos
- Asigna un número único de orden
- Establece el estado inicial de la orden
Esto reduce errores y evita duplicar información.
Etapas de la Orden de Flete
La Orden de Flete puede configurar etapas que identifican en que parte del proceso está la orden. Por ejemplo:
- Planificada
- Asignado
- Listo para Cargar
- Cargando
- En Ruta
- Listo para Descarga
- Descargando
- Entregada
- Cancelada
Cada cambio de etapa refleja el avance real del servicio. Estas etapas se pueden configurar, agregar o eliminar. También se pueden agregar reglas como:
- Solicitar confirmación
- Solicitar geolocalización
Ajustes antes de ejecutar
Antes de iniciar la ejecución, es posible:
- Cambiar piloto o vehículo por disponibilidad
- Ajustar fechas u horarios
- Agregar observaciones operativas
Estos cambios quedan registrados para trazabilidad.
Relación con rutas y seguimiento
La Orden de Flete se apoya directamente en la ruta configurada:
- Define las paradas a realizar
- Controla el avance por punto
- Permite registrar incidencias
En escenarios avanzados, la orden puede integrarse con sistemas de GPS para seguimiento en tiempo real.
Beneficios de este flujo
- Separación clara entre cotización y ejecución
- Mayor control operativo
- Trazabilidad completa del servicio
- Base sólida para facturación y análisis
Siguiente paso
En la siguiente entrada veremos el flujo completo de la Orden de Flete, desde su confirmación hasta la finalización del servicio.
Ó
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De cotización a Orden de Flete